Kanzleiprozesse in digitale Workflows übersetzen, die Jurist:innen wirklich nutzen.

• Fristen leben neben dem System

  Die Kanzleisoftware kennt die Frist, der Fristenkalender wird trotzdem in Outlook oder auf Papier geführt. Notfrist, Vorfrist und Wiedervorlage sind drei Dinge, im System aber eine Zeile. Die zweite Kontrolle passiert per Zuruf — der Haftungsfall ist eine Frage der Zeit.

• Die Akte ist dreimal da

  E-Akte, Papierakte und das Postfach der Sachbearbeitung enthalten jeweils einen Teil der Wahrheit. Schriftsätze aus dem beA landen im Postfach statt in der Akte, Entwürfe kreisen als Anhänge. Niemand weiß sicher, welche Fassung gilt.

• Konfiguration überfordert

  In Bewertungen von Kanzlei- und Dokumentensoftware fällt immer derselbe Satz: „Einrichtungsaufwand aufwändiger als erwartet.“ Workflows kann nur der Hersteller oder eine IT-Spezialistin anpassen. Die Kanzlei bleibt abhängig und ändert lieber den Prozess als das System.

• Schulung war da, Befähigung nicht

  Vor dem Go-live gab es zwei Nachmittage Schulung, danach war der Key User auf sich allein gestellt. Sechs Wochen später laufen Fristen wieder in Excel und die Zeiterfassung wird am Monatsende nachgetragen. Die Software ist eingeführt, aber nicht angenommen.

• Rechtsabteilung ohne Intake

  Anfragen aus den Fachbereichen kommen per Mail, Teams und Flur. Es gibt keine Matter-Übersicht, Kündigungsfristen stehen in einer Vertragsliste, die nur eine Person versteht. Die neue CLM-Software wird nicht benutzt, weil der Intake zu viele Pflichtfelder hat.

• Aktenführung / E-Akte
• Fristenkontrolle (Notfrist, Vorfrist)
• Wiedervorlage
• Vier-Augen-Prinzip
• Mandatsannahme und Kollisionsprüfung
• beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach)
• Abrechnung (RVG, Honorarvereinbarung)
• Fremdgeld und Anderkonto
• Legal Operations
• Contract Lifecycle Management (CLM)
• Matter Management und Intake
• Dokumentenautomatisierung
• Verfahrensdokumentation (GoBD)
• Legal Design

Fristenkontrolle

Erfassung, Berechnung und Überwachung gesetzlicher und vertraglicher Fristen. Gute Software unterscheidet Notfrist, Vorfrist und Wiedervorlage, zeigt den Status sichtbar an und verlangt eine zweite Kontrolle, bevor eine Frist als erledigt gilt.

Wiedervorlage

Ein selbst gesetzter Termin, an dem eine Akte wieder auf den Tisch kommt. Keine Frist im rechtlichen Sinn, im Alltag aber oft genauso kritisch, weil Wiedervorlagen stille Aufgaben sind.

Vier-Augen-Prinzip

Eine Handlung gilt erst, wenn zwei Personen sie geprüft haben — etwa die Notierung einer Frist oder die Auszahlung von Fremdgeld. Im System heißt das: sichtbarer Status, klare Zuständigkeit, kein Umweg über E-Mail.

beA

Das besondere elektronische Anwaltspostfach der Bundesrechtsanwaltskammer für den Schriftverkehr mit Gerichten und Kolleg:innen. Für Kanzleisoftware heißt das: Posteingang und -ausgang müssen in die Akte fließen, nicht in ein separates Postfach.

Legal Operations

Die betriebliche Seite einer Rechtsabteilung: Intake von Anfragen, Matter Management, Vertragslebenszyklus, Dienstleistersteuerung, Kennzahlen und Tools. Die Rolle Legal Operations Expert verbindet Recht, Prozess und Technologie.

Legal Design

Menschzentrierte Gestaltung, angewandt auf juristische Dienstleistungen, Dokumente und Systeme; geprägt vom Stanford Legal Design Lab um Margaret Hagan. Ziel ist Verständlichkeit und Nutzbarkeit für die Menschen, die Recht anwenden und erleben.

1. 01

   Freigaben scheitern am Umweg, nicht an der Regel

   Niemand lehnt das Vier-Augen-Prinzip ab. Umgangen wird es, wenn der zweite Blick im System drei Klicks kostet, per Mail aber zehn Sekunden. Der prüfende Schritt muss schneller sein als die Umgehung, der Status ohne Nachfrage sichtbar, und die Begründung einer Ablehnung gehört in die Akte.

2. 02

   Sichtbarer Status schlägt neue Funktionen

   Im regulierten Reporting mussten Fachnutzer:innen große Mengen an Vorgängen unter Fristdruck finden, prüfen und freigeben. Die wirksamste Verbesserung war keine neue Funktion, sondern die Frage: Was muss sichtbar sein, damit niemand eine Frist verpasst? Fristenübersicht, Wiedervorlagen und offene Freigaben gehören auf die erste Ansicht.

3. 03

   Konfiguration ist Teil der UX

   Im Produktdesign einer Dokumentenmanagement-Plattform war der Workflow-Designer die Stelle, an der Kunden hängen blieben — nicht die Suche, nicht die Ablage. Wenn nur Spezialist:innen Workflows ändern können, passt sich die Kanzlei dem System an statt umgekehrt. Konfigurationsmasken gehören genauso in den Usability-Test wie Endanwender-Oberflächen.

4. 04

   Erst den Prozess reparieren, dann digitalisieren

   Michael Hammer hat es 1990 auf den Punkt gebracht: Wer einen schlechten Prozess automatisiert, macht ihn nur schneller. In Dokumentenprozessen haben wir gesehen, wie Doppelerfassungen und Papier-Freigaben eins zu eins ins System wanderten — und dort weiter störten. Deshalb beginnt jede Einführung bei uns mit der Ist-Analyse, nicht mit der Produktdemo.

5. 05

   Prototypen, die echt wirken, erzeugen echte Entscheidungen

   In der UX-Beratung für den Hersteller einer Software zur Quellensteuer-Erstattung hielten Stakeholder einen hochaufgelösten Prototyp für ein echtes Produkt — und reagierten entsprechend konkret. Für Kanzleien heißt das: lieber einen klickbaren Prototyp mit anonymisierten Akten testen als ein Lastenheft diskutieren.

Häufige Fragen

Habt ihr schon für eine Kanzlei oder Rechtsabteilung gearbeitet?

Ein abgeschlossenes Legal-Projekt führen wir derzeit nicht auf. Unsere Erfahrung kommt aus Dokumentenmanagement mit Freigabeworkflows und aus reguliertem Reporting mit Fristen und Audit-Trails — Domänen mit denselben Mechaniken wie Aktenführung und Fristenkontrolle. Im Erstgespräch zeigen wir, was davon übertragbar ist und was nicht.

Was macht ein Legal Engineer — und welchen Teil davon übernehmt ihr?

Ein Legal Engineer modelliert rechtliche Anforderungen und Kanzleiprozesse als digitale Workflows und begleitet Kanzleien von der Anforderungsaufnahme bis zum Go-live. Wir übernehmen die Prozess- und UX-Seite dieser Rolle: Prozessaufnahme, Workflow-Design, Usability-Tests, Schulungs- und Einführungskonzept. Juristische Bewertung und technische Umsetzung bleiben bei Jurist:innen und Entwickler:innen.

Wie testet ihr Usability mit Jurist:innen, die keine Zeit haben?

Mit Sitzungen von etwa 45 Minuten, remote oder in der Kanzlei, und mit Szenarien aus echten, anonymisierten Vorgängen — eine Frist notieren, einen beA-Eingang zur Akte nehmen, eine Auszahlung freigeben. Fünf bis acht Teilnehmende pro Rolle reichen, um die gravierenden Probleme zu finden.

Konfiguriert ihr RA-MICRO, Advoware, DATEV Anwalt oder andere Kanzleisoftware?

Nein. Wir arbeiten herstellerneutral und verkaufen keine Lizenzen.

Wie läuft eine Einführung in einer Kanzlei ab, und wie lange dauert sie?

Ist-Analyse, Fachkonzept mit Soll-Workflows, Konfiguration durch Hersteller oder IT, Usability-Test und UAT, Pilotkanzlei oder Pilotteam mit Key Usern, Schulung, Go-live, Hypercare.

Wie geht ihr mit Mandatsgeheimnis und Vertraulichkeit um?

Wir arbeiten unter NDA, testen mit anonymisierten oder synthetischen Akten und machen keine Bildschirmaufnahmen mit echten Mandantendaten. Welche Daten wir sehen dürfen, legt die Kanzlei fest. Wir sind keine Rechts- oder Steuerberatung.

Können wir euch über einen Personaldienstleister oder eine Beratung beauftragen?

Ja. Ein großer Teil unserer Projekte kommt über Intermediäre und Beratungen, die ein Projekt ohne UX- oder Einführungsspezialist:in verkauft haben. Passende Rollenbezeichnungen sind UX Consultant, Legal Tech Specialist (Workflow Automation), Legal Operations Expert oder Produktmanager Legal Tech. Ein Profil zum Weiterleiten gibt es auf Anfrage.